Konferenční hovory obvykle probíhají takto:
Vytáčení. Účastníci se připojují. Hallo, bonžúr, hola!
How ár jů? Great! Great, great. Great.
Jsme všichni? Yes! Yes, yes. Yes.
Nou.
Michael má zpoždění. Čekáme na Michaela.
Michael se připojil. Hallo, bonžúr, hola!
How ár jů? Great! Great, great. Great.
Jsme všichni? Yes! Yes, yes. Yes.
Všichni jste dostali mailem program dnešního jednání?
Yes, yes. Yes. Yes. Yes. Vlastně nou.
Můžeme Gabrielle poslat program dnešního jednání?
Gabriella dostává program dnešního jednání.
Hans začíná číst první bod programu.
Javier ho neslyší. Všichni radí Javierovi, jak si má nastavit zvuk.
Javier si nastavuje zvuk.
Javier děkuje.
Uplynulo 15 minut od začátku schůzky.
Hans zapomněl, kde přestal číst. Všichni mu radí, kde má začít číst.
Hans pokračuje ve čtení.
Náhle vypadne nejdřív z obrazu a potom i ze zvuku.
Hansi? Hansi? Hansi…?
Sorry, sorry, internet problem.
Internet problem se během následujících minut překvapivě nezlepší, takže Hansův trhaný projev je srozumitelný z cca 48 %.
U třetího bodu je potřeba hlasovat. Vinou trhaného zvuku si nikdo není úplně jistý tím, o čem se hlasuje, takže všichni souhlasí.
Uplynulo 45 minut od začátku schůzky. Kuřáci se začínají těšit na cigaretu, ostatní na oběd.
Na řadě je šestý bod, kvůli kterému se hovor koná.
Účastníci se shodují, že šestý bod je příliš náročný na to, aby se o něm diskutovalo prostřednictvím videohovoru, a odloží ho na jindy.
Hans všem děkuje za plodnou diskuzi.
Všichni děkují Hansovi.
Účastníci se odpojují.
Chcete to jinak a lépe? Dodržujte při konferenčním hovoru těchto 5 pravidel:
1) Kvalitní, nejlépe kabelové internetové připojení pro každého účastníka. Poskytne vám stabilitu, kterou vícestranný hovor s audiem a videem potřebuje.
2) Kvalitní sluchátka s mikrofonem pro každého účastníka (třeba tato). (Ne, sluchátka od iPhonu nestačí.) Mezi mluvením jen tak do éteru před počítačem a mluvením do dobrého mikrofonu, který máte blízko úst, je obrovský rozdíl. Třeba potom budete i rozumět tomu, o čem hlasujete.
3) Technologická „hygiena“ každého účastníka. Vypněte si před začátkem hovoru všechny rušivé aplikace a zvukové signály. Ostatní vám budou vděční, když nebudou muset poslouchat pípání vašich příchozích zpráv.
4) „Pro každého účastníka“ je velmi důležité. Stačí jeden člověk, který nedodrží body 1–3, a hovor je k ničemu. Platí pro všechny bez výjimky – počet titulů před nebo za jménem či pozice v hierarchii firmy nerozhodují.
5) Pokud chcete udělat konferenční hovor s tlumočením do cizího jazyka v reálném čase, počítejte s tím, že to vyžaduje pečlivější technické zabezpečení než hovor bez tlumočení. Protože tlumočníci při práci mluví a poslouchají zároveň, potřebují do ucha mnohem lepší zvuk, než vám stačí k obyčejnému poslechu. V ideálním případě si na takovou akci nechte od svého tlumočníka doporučit profesionálního zvukaře a dodavatele tlumočnické AV techniky.
